A fila de pedidos de dedução da contribuição previdenciária de aposentados e pensionistas do Instituto de Previdência do Estado de Santa Catarina (IPREV) caiu de aproximadamente 1,1 mil processos para apenas 10. A redução ocorreu após uma força-tarefa e a adoção de ferramentas tecnológicas para agilizar análises e cálculos da folha de pagamento.
Quando Alex dos Santos assumiu a Gerência de Folha de Pagamento, havia cerca de 1,1 mil processos em aberto ou aguardando finalização. A equipe iniciou uma força-tarefa para reduzir o acúmulo e, posteriormente, manteve o acompanhamento contínuo das solicitações.
Atualmente, os 10 processos restantes podem ser implantados ainda no mesmo mês, desde que a folha de pagamento esteja aberta.
A automação de planilhas utilizadas pela gerência também contribuiu para acelerar o trabalho e reduzir a possibilidade de erros. Os cálculos passaram a utilizar diretamente informações disponíveis no Sistema Integrado de Gestão de Recursos Humanos (SIGRH), diminuindo a necessidade de inserção manual de dados.
A tecnologia também foi aplicada em uma demanda relacionada ao reconhecimento de períodos de serviço para o cálculo de triênios de servidores da Educação. O trabalho envolveu quase 2 mil aposentados e exigiu a análise de períodos averbados e dos respectivos cálculos.
Para processar as informações, a equipe desenvolveu um script em Python, com apoio de ferramentas de inteligência artificial, capaz de analisar fichas financeiras, identificar os casos afetados e gerar os cálculos necessários.
Outra medida foi a criação de uma ferramenta para comparar a folha de pagamento atual com a do mês anterior. O sistema identifica alterações e direciona a conferência para situações que exigem atenção, como concessões e encerramentos de pensões, reajustes, recálculos e revisões.
Após o fechamento da folha, a gerência também trabalha para disponibilizar rapidamente as informações no Portal do Servidor, onde aposentados e pensionistas consultam dados funcionais e contracheques.
Com a redução do estoque de processos, o próximo passo é elaborar uma matriz de riscos para a folha de pagamento. O trabalho começou pelos procedimentos de dedução da contribuição previdenciária e deverá ser ampliado para outras atividades do setor, com o objetivo de identificar falhas potenciais e estabelecer medidas preventivas.
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